Heb je het altijd druk, druk, druk? Of moet je het ene na het andere brandje blussen – thuis en op de werkvloer? Dan kamp je hoogstwaarschijnlijk met een ‘urgency addiction’. Stress en doelloos werken zijn het resultaat van die verslaving. Maar niet getreurd: de remedie ligt binnen handbereik.
Onze mailbox schreeuwt om aandacht, collega’s vuren honderd-en-een vragen op ons af en onze to-dolijst puilt uit. Velen onder ons bepalen hun prioriteiten op basis van hoe dringend een taak is.
Bepaal jij je agenda op basis van urgentie? Dan zit je meestal in de modus van de crisismanager en hol je van het ene brandje naar het andere. Het voordeel is dat je zo op het scherpst van de snee werkt: je bent alert en 100% gefocust op je taak. Sommige mensen hebben die druk nodig om te presteren, maar die permanente crisissfeer eist een hoge tol. De stressmomenten stapelen zich op – de ideale kweekvijver voor een burn-out.
Doen wat het belangrijkst is, niet wat meest dringend is
Wat je nooit uit het oog mag verliezen is dat dringende taken niet noodzakelijk ook belangrijke taken zijn. Bekijk eens het volgende overzicht:
| niet-dringend werk | dringend werk | |
| belangrijk werk | A | B |
| niet-belangrijk werk | C | D |
Wie vooral bezig is met taken uit het B-kwadrant werkt als een crisismanager en loopt het risico om uiteindelijk onder de stress te bezwijken. Misschien ligt daar een belangrijke oorzaak van de burn-out die zoveel mensen in de problemen brengt.
Ook populair bij urgency-verslaafden is het D-kwadrant. Je bent dan vooral bezig met dringende taken die niet belangrijk zijn. Als beloning mag je overal rondbazuinen dat je het zo druk, druk, druk hebt. En bij elk item dat je op je to-dolijst doorstreept, krijg je een deugddoende adrenalinestoot. Maar uiteindelijk bereik je weinig of niets met die drukdoenerij. Want welk resultaat boek je met werk dat er niet toe doet?
Wil je daarentegen je tijd efficiënt besteden en vooruitgang boeken? Spendeer je tijd dan aan werk uit het A-kwadrant: taken die niet-urgent maar wel heel belangrijk zijn. Maar hoe weet je wat belangrijk is?
De basis van time management: doelstellingen bepalen en richting kiezen
Wat belangrijk is, hangt af van wat je wilt bereiken. Anders gezegd: je doelstellingen bepalen welke taken je aandacht verdienen en welk werk je beter even links laat liggen.
Die doelstellingen komen niet uit de lucht gevallen, daarom is het belangrijk dat je voldoende tijd uittrekt om je ambities in kaart te brengen. Deze ambities kunnen betrekking hebben op je werk, maar vergeet ook niet na te denken over doelen op het vlak van je vrije tijd en je relaties met anderen.
Blokkeer twee planingsdagen per jaar
Bij de start van het jaar en vlak voor de zomervakantie blokkeer je een volledige dag in je agenda om te bepalen waar je zes maanden later wilt staan. Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt door telefoons, vergaderingen of andere afleidingen. Ga voor 100% focus. Zodra je jouw doelen helder voor ogen hebt, werk je een planning uit, want zonder uitgestippelde route is het moeilijker om op je eindbestemming te raken.
Je doelstellingen en bijbehorende planning zijn de daaropvolgende maanden je gids om te bepalen wat prioriteit verdient en wat niet. Je ervaart snel de voordelen van die aanpak, want met een planning anticipeer je op wat er allemaal op je afkomt. Dat betekent dat er minder taken opduiken die tegelijk dringend en belangrijk zijn. Integendeel: door proactief te werken, voltooi je die taken lang voordat ze dringend worden. Daardoor krijg je een gerust gemoed en behoud je veel meer controle.
Wil jij vooruitgang boeken met doelstellingen en een slimme planning? Bekijk hier hoe wij je daar bij kunnen helpen.